EvokeMedia · Privatliv
Privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan EvokeMedia behandler personoplysninger i forbindelse med evokemedia.dk, henvendelser, kundeaftaler, foto, video, webdesign, print, kampagner, nyhedsbrev, portfolio og drift.
1. Dataansvarlig
EvokeMedia er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler som led i drift af evokemedia.dk, kundedialog, tilbud, booking, foto- og videoproduktion, webdesign, drift, nyhedsbrev og markedsføring.
EvokeMedia drives af Casper Holtermann. Kontakt: info@evokemedia.dk · +45 51 49 11 41 · Lokesvej 15, 3400 Hillerød · CVR DK42579831.
Hvis EvokeMedia i en konkret opgave behandler personoplysninger på vegne af en kunde – f.eks. ved drift, udvikling eller support af kundens website, webshop, nyhedsbrev, analyseværktøjer eller kundedatabase – er EvokeMedia som udgangspunkt databehandler. I sådanne tilfælde bør der indgås en særskilt databehandleraftale, hvor kunden er dataansvarlig og EvokeMedia handler efter kundens instruks.
2. Hvilke oplysninger behandler vi?
Kontaktoplysninger: navn, virksomhed, titel, e-mail, telefonnummer, adresse og CVR-/fakturaoplysninger.
Henvendelser og projektoplysninger: oplysninger, du sender via kontaktformular, e-mail, telefon, møde, brief, tilbud, booking, moodboard, referencebilleder eller projektmateriale.
Kunde- og aftaleoplysninger: tilbud, aftaler, ordrebekræftelser, leverancer, licens- og rettighedsaftaler, fakturaer, betalingsstatus og korrespondance.
Foto, video og lyd: portrætter, situationsbilleder, produktionsoptagelser, stemme, video, behind-the-scenes-materiale, udvalgslinks, korrekturversioner og færdige leverancer, når det er relevant for opgaven.
Website- og tekniske oplysninger: IP-adresse, enhedsoplysninger, browser, tidspunkt, sider, klik, samtykkevalg, formularlog og sikkerhedslog, afhængigt af de funktioner og cookies, der er aktive på sitet.
Nyhedsbrev og markedsføring: e-mailadresse, navn, tilmeldingstidspunkt, samtykketekst, afmelding, åbninger og klik, hvis du har givet samtykke til nyhedsbrev eller relevant markedsføring.
Sociale medier og anmeldelser: navn, profiloplysninger, kommentarer, beskeder, tags, anmeldelser og interaktioner, når du kontakter eller omtaler EvokeMedia via platforme som Instagram, Google, LinkedIn eller Facebook.
3. Formål og retsgrundlag
Besvarelse af henvendelser og tilbud: Vi behandler oplysninger for at kunne svare dig, afklare behov, give pris, planlægge en opgave og indgå aftale. Retsgrundlaget er typisk forberedelse eller opfyldelse af aftale samt vores legitime interesse i at kunne drive virksomhed og besvare henvendelser.
Levering af foto, video, print, webdesign og online content: Vi behandler relevante oplysninger for at kunne planlægge, producere, redigere, levere, fakturere og supportere det aftalte arbejde. Retsgrundlaget er typisk aftale, legitime interesser og i nogle tilfælde samtykke.
Billeder og video med personer: Når billeder eller video indeholder identificerbare personer, kan materialet udgøre personoplysninger. Behandlingen sker som led i den konkrete opgave, efter aftale med kunden, på grundlag af samtykke/modelaftale, legitim interesse eller anden relevant hjemmel afhængigt af konteksten.
Portfolio, cases og egen markedsføring: EvokeMedia kan efter handelsbetingelserne og/eller særskilt aftale vise udvalgte færdige leverancer i portfolio, cases, sociale medier, præsentationer, tilbud og markedsføring. For materiale med identificerbare personer vurderer vi formål, karakter, kontekst og eventuelle aftaler, og vi respekterer særlige aftaler, NDA, private optagelser, børn og følsomme situationer.
Nyhedsbrev: Hvis du tilmelder dig EvokeMedias nyhedsbrev, behandler vi dine oplysninger for at sende nyheder, cases, invitationer, kampagner og relevant inspiration. Retsgrundlaget er dit samtykke, og du kan altid afmelde dig igen.
Bogføring og administration: Vi behandler oplysninger for at overholde bogførings-, skatte- og afgiftsregler samt for at dokumentere aftaler, betaling, rettigheder og leverancer. Retsgrundlaget er retlig forpligtelse og legitime interesser.
Sikkerhed, misbrug og drift: Vi behandler tekniske oplysninger for at beskytte website, formularer, filer, systemer og kommunikation mod spam, misbrug, uautoriseret adgang og driftsfejl. Retsgrundlaget er legitime interesser og i visse tilfælde retlig forpligtelse.
Statistik og forbedring af websitet: Vi kan behandle oplysninger om brug af websitet for at forstå trafik, forbedre indhold og måle performance. Ikke-nødvendige cookies og lignende teknologier bruges kun efter samtykke, medmindre behandlingen konkret kan ske uden samtykke efter gældende regler.
Markedsføring og annoncering: Vi kan bruge samtykkebaserede cookies, pixels eller kampagnedata til at måle kampagner, vise relevant markedsføring eller opbygge målgrupper. Det sker kun, når der er gyldigt samtykke eller andet relevant grundlag.
4. Foto, video, portrætter og rettighedsdokumentation
Ved foto- og videoproduktion behandler EvokeMedia materiale, der kan indeholde personer, lokationer, produkter, kunstværker, virksomhedsnavne og andre identificerbare forhold. Materialet bruges til den aftalte produktion, korrektur, levering, backup, fakturering, dokumentation af rettigheder og eventuel portfolio-brug.
Hvis en kunde bestiller portrætter, medarbejderbilleder eller videointerviews på vegne af andre personer, bør kunden sikre, at de medvirkende er informeret om formål, brug, rettigheder og eventuel offentliggørelse. EvokeMedia kan bistå med samtykke-/modelrelease-tekst efter behov.
Private portrætter, børn, personfølsomme situationer, interne virksomhedsmaterialer, ikke-lancerede produkter, fortrolige lokationer og NDA-belagt materiale bruges ikke i EvokeMedias markedsføring uden særskilt afklaring.
EvokeMedia opbevarer normalt udvalgte projektfiler og færdige leverancer i en periode, så vi kan yde support, genskabe leverancer, dokumentere rettigheder og håndtere eventuelle spørgsmål. Råmateriale, arbejdsfiler og backup slettes eller arkiveres efter intern praksis og aftale.
5. Kunstaffotografering, værker og reproduktion
Ved kunstaffotografering kan oplysninger om kunstner, værk, ejer, galleri, udstilling, målinger, metadata, reproduktionsfiler og leverancer blive behandlet. Hvis værket eller dokumentationen indeholder personer eller personhenførbare oplysninger, behandles disse oplysninger efter denne politik.
Kunstneren eller rettighedshaveren bevarer rettighederne til selve værket. EvokeMedia behandler oplysninger og filer for at udføre affotografering, farvestyring, reproduktion, print, levering, fakturering og rettighedsdokumentation i henhold til aftalen og handelsbetingelserne.
Højopløste reproduktionsfiler, printmastere, TIFF-filer og kommerciel reproduktions-/salgsret er ikke automatisk inkluderet, medmindre det fremgår af tilbud, ordre eller særskilt licensaftale.
6. Webdesign, drift og kunders websites
Ved webdesign, WordPress, WooCommerce, SEO, teknisk drift og support kan EvokeMedia få adgang til loginoplysninger, CMS-indhold, kontaktformularer, kundeemner, ordredata, analyseværktøjer, plugins, hostingmiljøer og tekniske logs.
Når disse oplysninger tilhører kundens website eller kundens egne brugere, vil kunden ofte være dataansvarlig, mens EvokeMedia er databehandler. Det bør reguleres i en databehandleraftale, især hvis EvokeMedia har løbende administratoradgang, hostingansvar, supportaftale eller adgang til kunde-/brugerdata.
EvokeMedia bør som led i webprojekter hjælpe kunden med at afklare cookieopsætning, privatlivspolitik, databehandleraftaler, kontaktformularer, nyhedsbrevssamtykker og tredjepartsscripts, men kunden er selv ansvarlig for egne forretningsdata og egne brugere, medmindre andet er aftalt.
7. AI, billedbehandling og automatisering
EvokeMedia kan anvende professionelle værktøjer til retouchering, farvestyring, støjreduktion, opskalering, workflow, tekst, SEO, kodning, billedudvælgelse og teknisk kvalitetssikring. Det kan omfatte AI- eller automatiseringsfunktioner, når det vurderes at løfte kvalitet, hastighed eller præcision.
Personoplysninger, portrætter, private optagelser, fortrolige projektfiler eller kundemateriale deles ikke med eksterne AI-tjenester til fri træning eller genbrug, medmindre det er aftalt eller nødvendigt for en konkret, forsvarlig behandling. Ved følsomt, fortroligt eller ikke-offentligt materiale kan der aftales særlige begrænsninger.
Når tredjepartsværktøjer anvendes, vurderes databehandlerrolle, sikkerhed, lagring, tredjelandsoverførsel og dataminimering efter opgavens karakter.
8. Nyhedsbrev og elektronisk markedsføring
Du modtager kun EvokeMedias nyhedsbrev eller direkte elektronisk markedsføring, hvis du har givet samtykke, eller hvis anden lovlig adgang konkret finder anvendelse.
Et nyhedsbrevssamtykke skal være frivilligt, specifikt, informeret og dokumenterbart. Tilmelding bør ske via et særskilt, ikke-forhåndsafkrydset felt og må ikke gemmes væk som en del af handelsbetingelserne.
Du kan altid afmelde nyhedsbrevet via afmeldingslinket i e-mailen eller ved at kontakte EvokeMedia. Afmelding påvirker ikke lovligheden af behandling, der allerede er sket før afmeldingen.
9. Deling med leverandører og samarbejdspartnere
EvokeMedia kan dele eller give adgang til oplysninger, når det er nødvendigt for drift og levering af ydelser. Det kan omfatte hosting, e-mail, domæne/DNS, CMS, formularer, sikkerhed, cloudlager, filoverførsel, onlinegallerier, bogføringssystem, bank, betalingsløsning, nyhedsbrevssystem, analyseværktøjer, annonceplatforme, printlaboratorier, underleverandører og professionelle rådgivere.
Leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af EvokeMedia, skal som udgangspunkt være dækket af databehandleraftaler. Nogle tredjepartsplatforme, f.eks. sociale medier, betalingsudbydere og annonceplatforme, kan være selvstændigt dataansvarlige for visse behandlinger.
Vi videregiver ikke dine oplysninger til uvedkommende og sælger ikke personoplysninger.
10. Overførsel til lande uden for EU/EØS
Nogle IT-, cloud-, analyse-, annonce-, sociale medie- eller AI-leverandører kan indebære overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS, herunder USA.
Når det sker, anvender vi et relevant overførselsgrundlag, f.eks. EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser, EU-U.S. Data Privacy Framework for certificerede amerikanske modtagere, standardkontraktbestemmelser og/eller supplerende sikkerhedsforanstaltninger, afhængigt af leverandør og behandling.
Ved særligt fortrolige opgaver kan der aftales begrænsninger i brugen af bestemte tredjeparts- eller cloudværktøjer.
11. Opbevaring og sletning
Henvendelser, der ikke fører til et kundeforhold, slettes eller anonymiseres normalt senest 12 måneder efter seneste kontakt, medmindre der er en saglig grund til længere opbevaring.
Kunde-, aftale- og projektoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt for at levere opgaven, dokumentere aftalen, rettigheder, licenser, modelaftaler, reklamationer og eventuelle krav.
Regnskabsmateriale, herunder fakturaer og bilag, opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Nyhedsbrevsoplysninger opbevares, indtil du afmelder dig. Dokumentation for samtykke kan opbevares i en rimelig periode efter afmelding, hvis det er nødvendigt for at dokumentere, at markedsføring er sket lovligt.
Cookie- og samtykkelog opbevares normalt, så længe det er nødvendigt for at dokumentere dit valg, typisk op til 12 måneder, hvorefter samtykke kan blive indhentet igen.
Tekniske sikkerhedslogs opbevares normalt kortvarigt, typisk 30-90 dage, medmindre længere opbevaring er nødvendig af hensyn til sikkerhed, dokumentation eller fejlretning.
Billeder, video, færdige leverancer og rettighedsdokumentation kan opbevares længere, når det er nødvendigt for at dokumentere licens, ophavsret, kundeaftale, portfolio-brug, support, genlevering eller historisk arkiv.
12. Sikkerhed
EvokeMedia anvender relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgangsbegrænsning, stærke adgangskoder, opdaterede systemer, sikkerhedskopier, krypterede forbindelser hvor relevant, begrænset deling, rettighedsstyring og forsvarlig håndtering af projektfiler.
Ved særligt følsomme eller fortrolige opgaver kan kunden og EvokeMedia aftale særlige sikkerhedskrav, f.eks. begrænset cloudbrug, krypteret filudveksling, NDA, adgangslogning eller hurtigere sletning.
13. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Du kan bl.a. have ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandling, indsigelse og dataportabilitet.
Hvis behandlingen bygger på samtykke, kan du trække samtykket tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af behandling, der er sket før tilbagetrækningen.
Rettighederne kan være begrænset af andre regler, f.eks. bogføringsregler, dokumentationshensyn, ophavsret, aftaleret eller nødvendigheden af at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.
Kontakt info@evokemedia.dk, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder.
14. Klage
Hvis du er utilfreds med EvokeMedias behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os, så vi kan forsøge at finde en løsning.
Du kan også klage til Datatilsynet via datatilsynet.dk, hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med reglerne.
15. Ændringer
Denne privatlivspolitik kan blive opdateret, når EvokeMedia ændrer website, ydelser, systemer, leverandører, cookies, arbejdsgange eller lovkrav. Den nyeste version vil være tilgængelig på evokemedia.dk.
Senest opdateret: 18. juni 2026.